В условиях удаленки многие компании столкнулись со сложностями в коммуникациях при работе с документами. И если раньше электронный документооборот в первых рядах внедрял крупный бизнес, то теперь об этой практике задумались и небольшие компании. Если вкратце описать основную задачу современного электронного документооборота, то можно сказать, что используют его в основном для автоматизации, защиты , оцифровки и классификации документов компании. А это в итоге упрощает их редактирование, согласование и совместное использование.

Первоначально системы управления документами возникли в связи с тем, что компании стремились перенести операции с бумажных носителей на цифровые. С тех пор управление документами стало играть более заметную роль в технологическом стеке предприятия, облегчая рабочие процессы и объединяя разрозненные решения в единую систему. Однако сегодня речь идет уже не только об архивировании информации, но и об упрощении всего процесса управления документами, например: использование фирменных шаблонов, оптимизация рабочих процессов, работа с инструментами совместной работы, а иногда и сортировка технической информации. И это в дополнение к общим задачам редактирования и управления документами.

Помимо локального способа хранения, появились облачные и гибридные технологии, принеся массу дополнительных преимуществ. И если раньше тренд на облачность охватывал прежде всего задачу хранения файлов, то теперь он распространился и на BPM, и на документооборот. Правда на облачную систему документооборота пока чаще переходят средние компании. Крупные же с опаской присматриваются, тщательно взвешивая все ЗА и ПРОТИВ. Их сомнения по этому поводу в основном концентрируются вокруг безопасности и защиты данных. При этом поставщики решений все чаще заявляют о том, что облачный документооборот не только безопасен, но и имеет ряд других не менее важных преимуществ, а именно:

Снижение затрат на внедрение

Все локальные инфраструктуры нуждаются в значительных первоначальных капиталовложениях. Самым большим преимуществом облачного документооборота является то, что вам не нужна ИТ-команда для установки и запуска программного обеспечения, а также поддержки инфраструктуры. Кроме того, отсутствуют большие первоначальные затраты на закупку оборудования.

Стоимость владения ниже

Локальный документооборот требует затрат на внутреннее административное сопровождение и на поддержание системы в актуальном состоянии. Кроме того, иногда приходиться платить и за неиспользуемые серверные ресурсы. Облачная система доступна всегда в последней версии, а платить вы можете только за то, что реально используете.

Упрощенный удаленный доступ

Доступ возможен из любого места, в любое время и с любого устройства; а резервное копирование происходит автоматически в облаке.

Масштабируемость.

Еще одно преимущество - веб-архитектура, обеспечивающая бесшовную масштабируемость. Это означает, что система является гибкой и может расширяться или сокращаться по мере роста/сокращения компании и объемов документооборота.

Безопасность системы

Хранение в облаке обеспечивается несколькими уровнями защиты данных по сравнению с физическими, операционными и сетевыми компонентами. К тому же благодаря надежным моделям резервного копирования и восстановления можно не беспокоится о сохранности данных. Облако решает самую традиционную проблему локального хранения, например, потерю из-за ухудшения физического формата. И, благодаря этим системам, удаление файлов практически невозможно, даже если в худшем случае произойдет компьютерная атака, уничтожающая информацию. В основном это связано с тем, что у них есть механизмы, которые создают резервные копии, способные без проблем восстановить данные в любое время.

Создание рабочих групп и совместная работа над документами.

Системы управления документами, благодаря хранилищу в облаке, о котором мы уже говорили, предали забвению USB-накопители, и теперь можно работать в команде, как внутри одной организации, так и между несколькими разными, без каких-либо барьеров. Например, часто создаются группы ограниченного доступа среди сотрудников, поставщиков и определенных клиентов для оптимизации рабочих процессов.

Соответствующая современным требованиям система предоставляет возможность для работы неограниченного количества людей, которые одновременно модифицируют один и тот же документ, хранящийся в центральном хранилище. Это известно, как совместная работа с документами, и во многих компаниях, которые усердно работают с базами данных и большими электронными таблицами, это основной и незаменимый инструмент.

Контроль версий документов.

В процессе совместной работы важно поддерживать актуальные версии документов. И, как очевидно, если документ бесконечно изменяют несколько пользователей, есть риск, что один из них будет работать с неверной версией файла. Однако благодаря инструменту, известному как «история версий», который позволяет добавлять, удалять и извлекать информацию, это практически невозможно в этих системах.

Контроль и отслеживание выполненных действий

На этом этапе нам остается только поговорить о контроле и отслеживании действий пользователя, который осуществляется путем предоставления специальных разрешений на основе любых критериев. Они могут быть предоставлены, например, в зависимости от категории, в которую помещена папка, или определенного рабочего процесса. Также есть возможность создавать профили, группировать их и, конечно же, записывать все выполняемые действия для их последующего просмотра при необходимости.

Интеграция со сторонними приложениями

Возможность интегрировать документооборот с электронной почтой, инструментами командной работы (например, MicrosoftTeams), мессенджерами, менеджерами рабочих процессов или другими служебными программами, что существенно упрощает работу с документацией и снижает количество рутинных операций.

Гибкость

Вокруг облачного документооборота существует миф, что он имеет ряд ограничений и хуже адаптируется под конкретные задачи. Но это в корне ошибочно, т.к. объективно он более гибок и имеет больше возможностей для конфигураций.

Если мы видим так много преимуществ облачного документооборота, то что до сих пор мешает некоторым компаниям перейти на облачный электронный документооборот? Есть мнение, что это довольно долгий и непростой процесс. И это отчасти правда. Процесс не из легких. Но учитывая современные требования и темпы – неизбежный. Однажды потратив время на цифровизацию документооборота, компания в дальнейшем экономит колоссальные ресурсы. Предлагаем Вам чек-лист, который поможет эффективно подготовиться к внедрению облачного документооборота:

ЧЕК-ЛИСТ 

«ЧТО УЧЕСТЬ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ДО НАЧАЛА ВНЕДРЕНИЯ?»:

• Подготовка правильного ведения оргструктуры и ролевой модели

• Классификация документов организации по категориям.

• Анализ каждой категории

• Какое имя и код мы хотим дать документам этого типа

• Какому процессу следуют эти документы (статусы документов, маршруты обработки и согласований)

• Какие участники процессов: внутренние (пользователи) и внешние (клиенты, поставщики ...) участвуют в различных этапах процесса

• Какие метаданные (поля данных) следует заполнять или извлекать из каждого документа в этой категории для быстрого поиска и поиска, создания шаблонов или извлечения отчетов.

• Какие шаблоны или модели используются и могут быть автоматизированы

• Какие коммуникации между участниками процесса можно автоматизировать (автоматические электронные письма)

• Какие методы управления документами стоит использовать для этой категории документов (цифровая подпись, контроль версий)

• Разрешения и безопасность для этого типа документа в соответствующих папках

• Какие каналы информирования и принятия решений должны поддерживаться (эл. Почта, Teams)

• Определить какие формы отчетов требуются для аналитики автоматизированных процессов