Пандемия COVID-19 навсегда изменила наш образ жизни. Новая реальность удаленной работы ускорила быстрый переход к цифровым преобразованиям, доказав, что технологии являются неотъемлемой частью бизнеса. И зачастую это именно то, что поддерживает компании в кризис.

Например, сервисы конференцсвязи позволяли продолжать проводить встречи с командами и клиентами. Облачные сервисы создавали среду для совместной работы и помогали отслеживать бизнес-процессы. Инструменты управления задачами, такие как Jira, Confluence и Trello, позволяли сохранить эффективность сотрудников и дали возможность командам работать из любого места.

Можно с уверенностью сказать, что 2020 год укрепил доверие к удаленной работе и показал, что мы можем быть продуктивными и за пределами офиса.

Помимо этого, тысячи компаний в той или иной форме используют облако. И основная причина, по которой они это делают - полностью безбумажная среда, которая сокращает расходы, оптимизирует процессы и мобилизует сотрудников. Однако существует некоторый скептицизм, приводящий к искаженным представлениям о миграции документооборота в облако. Ниже приведены самые распространенные мифы о переходе в облако, которые также используются в качестве механизма защиты от необходимости проведения изменений.

Миф № 1: Системы управления документами предназначены для крупных компаний, а не для малого бизнеса.

Реальность: системы управления документами исторически были дорогими и сложными продуктами, которые требовали обширной поддержки со стороны IT, что, как правило, делало их недоступными для малого бизнеса. В результате многие небольшие компании по-прежнему используют архаичные процессы для управления своей документацией, что неизбежно приводит к потере данных, производительности и, что наиболее важно, денег. Существует столько же различных решений, сколько и типов компаний, и вы можете выбрать то, которое будет соответствовать вашим потребностям, функциональности и бюджету. Средние и малые предприятия имеют более ограниченные ресурсы и поэтому распределяют их более осторожно. Однако те же самые ограничения увеличивают цену ошибки. Но независимо от размера компании, суть управления документооборота неизменна: автоматизация защищает компанию от ошибок в документах, а также ​​оберегает данные от компрометации. Преимущества облачного документооборота как раз и состоят в гибком подходе и вариативности предлагаемых решений, которые будут интегрированы в бизнес-процессы компании и улучшать работу именно в тех областях, которые нужны. К тому же, облачность предполагает, что вы платите только за то, что реально используете. Соответственно, не переплачиваете и не усложняете то, что у вас уже есть.

Миф № 2: Внедрение облачного документооборота потребует слишком много ресурсов для того, чтобы перенести туда всю документацию и обучить пользоваться ею сотрудников.

Реальность: только если вы никогда не начнете им пользоваться. Автоматизация документооборота требует некоторых усилий, в основном потому, что это подразумевает изменение существующего порядка. Иногда, даже внедрив такую систему, в течение нескольких месяцев, пользователи все еще не понимают, на что она способна.

Но суть заключается в том, чтобы однажды потратить время на настройку процессов и обучить сотрудников работе в системе, продемонстрировав все ее выгоды и преимущества. После чего ваша работа уже не будет прерываться по причине чье-то забывчивости или сложности процесса. Конечно, система документооборота должна быть гибкой и интуитивно понятной для пользователей, а опытный поставщик обычно предлагает провести обучение сотрудников.

Когда система будет запущена, и ваша команда будет знать, для чего она предназначена и что умеет, автоматизированный документооборот поможет сократить время на процессы и снизить объемы рутинной работы, сэкономив место для стратегических задач. Это означает, что за то же время выполняется больше работы, и вы быстрее продвигаетесь к целям, что неизбежно окупает такие инвестиции. К тому же, миграция на облачные сервисы требует меньше затрат, чем на локальные, а отказ от бумажных документов сведет к минимуму хлопоты. Сегодня на рынке есть решения для управления документами, которые легко развертывать, легко использовать и легко обучать новых пользователей, поскольку они основаны на знакомых интерфейсах и платформах, которые уже используются многими сотрудниками.

Миф № 3. Облачный документооборот небезопасен.

Реальность: наиболее часто упоминаемая проблема миграции в облако заключается в том, что к данным может получить доступ кто угодно, если они находятся в облаке. Это связано с тем, что люди считают, что облако уязвимо для множества кибератак. Более того, вычислительные, сетевые и аппаратные ресурсы используются совместно с другими заказчиками облачных вычислений, поэтому люди ошибочно полагают, что к их данным могут получить доступ другие пользователи, использующие те же облачные сервисы. Тем не менее, облачные провайдеры используют несколько решений, чтобы избежать подобных инцидентов. Они используют «виртуальные машины» для разделения данных облачных клиентов, даже если они оба находятся на одних и тех же серверах. Кроме того, облачный документооборот имеет несколько уровней безопасности, что затрудняет доступ к вашим данным или вмешательство в них.

Взломать ваш настольный компьютер в десять раз проще, чем взломать защищенную облачную систему. Если быть объективными, то на самом деле ваша папка с документами на рабочем столе более уязвима для киберугроз. Безопасность же является центральным элементом любого облачного сервиса для автоматизации документооборота. Хранение в облаке обеспечивается несколькими уровнями защиты данных по сравнению с физическими, операционными и сетевыми компонентами. Поэтому все ваши документы с конфиденциальными данными останутся в безопасности. Поставщики постоянно подвергают свои системы различным тестам безопасности и применяют своевременные протоколы, чтобы убедиться, что данные клиентов не повреждены.

Миф № 4: облачные провайдеры управляют всей безопасностью

Реальность: в действительности поставщики облачных услуг и клиенты несут общую ответственность за защиту данных. Первый отвечает за безопасность облачных центров обработки данных с помощью программного обеспечения для кибербезопасности, систем наблюдения и инструментов резервного копирования, а второй отвечает за защиту своих данных и сети от несанкционированного доступа.

Это означает, что вам как клиенту, необходимо будет ввести ограничения доступа, чтобы избежать внутренних утечек данных, многофакторную аутентификацию для предотвращения взлома учетной записи и передовые системы шифрования, применяемые к хранящимся и передаваемым данным, для защиты от атак перехвата данных.

Миф № 5: поддерживать СЭД в актуальном состоянии и модернизировать ее - это постоянные издержки для компании

Реальность: локальный документооборот действительно требует затрат на внутреннее административное сопровождение и на поддержание системы в актуальном состоянии. Кроме того, иногда приходиться платить и за неиспользуемые серверные ресурсы. Облачная система доступна всегда в последней версии, а платить вы можете только за то, что реально используете. Помимо этого, благодаря современным low-code и no-code платформам, компания не тратиться на штат дорогостоящих разработчиков. Платформы без кода представляют собой 100% конфигурирования без каких-либо знаний программирования. Для обучения сотрудников работе с подобным программным обеспечением иногда может потребоваться всего нескольких дней.

Миф № 6: нужно сразу все переместить в облако

Реальность: хотя перенос всех ваших данных в облако может дать множество преимуществ, нет необходимости переносить все в одночасье. Миграции могут быть итеративным процессом, в котором вы загружаете файлы партиями и постепенно убеждаетесь, что они правильно обрабатываются облачной системой. Если ваши отсканированные документы не индексируются должным образом и попадают в неправильные папки, вы сможете быстро выявить эти проблемы и исправить настройки облачной СЭД, чтобы следующий пакет документов можно было легко перенести.

Еще одно преимущество итеративного процесса по сравнению с миграцией по принципу «все или ничего» - это процесс обучения. Небольшая команда может познакомиться с облачной СЭД и устранить потенциальные проблемы рабочего процесса на раннем этапе, прежде чем вы развернете ее в других отделах.

Миф №7: компании должны выбрать либо облачное, либо локальное развертывание управления документами.

Реальность: почему бы не использовать преимущества и той, и другой модели? Организации могут использовать свои существующие локальные технологические ресурсы и воспользоваться облачными решениями, которые дополнят существующие системы. Сделать это можно без значительных капиталовложений и дополнительных ресурсов для их поддержки. В своих исследованиях GigaOM отмечает, что 60% предприятий планируют внедрить гибридную облачную модель , сочетающую облачные и локальные развертывания.

Миф № 8: Компании в регулируемых отраслях нуждаются в дорогостоящих и сложных решениях для обеспечения соответствия.

Реальность: существуют легко настраиваемые и доступные по цене решения для управления документами, которые можно быстро настроить в соответствии с законодательными и нормативными требованиями. Это особенно важно для организаций, которые должны управлять документами и записями особым образом, чтобы обеспечить соответствие нормам и стандартам, таким как ISO для систем управления качеством в производстве и других отраслях промышленности.

Благодаря ведению подробного контрольного журнала всей деятельности с документами, безопасному отслеживанию действий отдельных лиц и поддержке электронных подписей настраиваемое и простое в использовании решение для управления документами может обеспечить контроль, необходимый компаниям для обеспечения соответствия отраслевым стандартам и нормам, при этом упрощение внедрения и текущего администрирования решения, а также значительная экономия денег.

Миф № 9: Миграция в облако проста

Реальность: ошибается всякий, кто утверждает, что миграцию в облако легко сделать в одиночку. При переходе в облако необходимо учитывать несколько вещей: вам необходимо оценить свои текущие системы, решить, что остается, а что уходит, и протестировать облачную СЭД (все это подробно описано в нашем чек-листе о том, как выполнять подготовку к переходу на облачный документооборот).

Кроме того, перед началом миграции важно правильно настроить брандмауэры, ограничения доступа и электронные рабочие процессы. Если вы планируете интегрировать свою облачную СЭД с другим сторонним программным обеспечением, вам необходимо проверить, совместимы ли обе системы, и настроить их так, чтобы документы передавались из вашей базы данных СЭД в другую.

Выполнение всего этого может быть очень трудоемким для любого, кто практически не имеет опыта работы с облачной СЭД, поэтому лучше всего работать с поставщиком, который проведет вас через каждый этап процесса миграции.

Миф № 10: Программное обеспечение для автоматизации документооборота годится только для составления документов как таковых.

Реальность: облачный документооборот легко интегрируется в ваш существующий технологический стек и рабочие процессы. Жизненно важно создать единую рабочую систему. Вы можете использовать инструмент для отдельных задач, таких как составление документов, или расширить функциональные возможности, охватывающие весь жизненный цикл вашего документа, включая статус согласования, важные пометки, подписание и анализ, обеспечение полного контроля версий, интеграцию с другими сервисами, сложные варианты поиска и отчетности, управление тегами, резервное копирование документов, совместную работу, роли пользователей и уведомления.

Это лишь краткий перечень преимуществ облачного документооборота для вашего бизнеса. Фактически, набор функций содержит десятки опций, которые упрощает каждый этап жизненного цикла документа.

Миф № 11: Системы управления документами сложно интегрировать с другими основными бизнес-приложениями.

Реальность: большинство компаний используют системы бухгалтерского/ финансового управления, CRM и ERP, чтобы с помощью них управлять финансовыми, операционными, сбытовыми, маркетинговыми и другими подразделениями компании. Но несмотря на то, что документы являются важным компонентом большинства бизнес-процессов, эти системы не предназначены для управления документами. В результате неэффективность управления документами значительно ограничивает продуктивность этих систем и их результирующую рентабельность инвестиций. Двухсторонняя интеграция между основным бизнес-приложением и системой управления документами обеспечивает быстрый доступ к связанным документам непосредственно из этого приложения, что на самом деле довольно просто реализовать, потому что системы управления документами предоставляют необходимые интерфейсы. В этом случае его можно легко реализовать с помощью веб-сервисов за считанные часы. При интеграции с приложениями ERP, CRM, бухгалтерского учета, доступными для всей компании, организации могут полностью реализовать потенциал бизнеса, просто увязав важные документы со связанными записями в каждом приложении.

Миф №12: Облачный документооборот не гибкий и имеет ряд ограничений.

Реальность: современные облачные системы документооборота легко адаптируются под задачи конкретных компаний, и в них изначально заложены возможности для множества различных конфигураций и масштабирования. К тому Low-code инструменты, встроенные в современные платформы, позволяют вносить изменения быстро и без значительных вложений ресурсов компании.

Заключение

Прежний образ жизни уже не вернуть. Мир меняется и это здорово! Чтобы выиграть гонку, современные компании постоянно сталкиваются с проблемой снижения затрат и оптимизации рабочих процессов, одновременно создавая новые подходы, которые выгодно отличают их от конкурентов. Внедрение облачного документооборота - один из способов качественных преобразований в компании.